オフィス移転の見積書、本当に全部必要な費用ですか？
YOUTUBEの弊社chにあげた動画の補足記事になります。
動画をご覧になりたい方かは、以下よりご覧いただけます。
オフィス移転の見積書が届いたとき、皆さんは最初に何を確認しますか？
工事費用の総額でしょうか。それとも、各社の見積金額の比較でしょうか。
もちろん、どちらも大切です。
でも、ここで一つ考えてみてください。
「その工事、本当に全部必要なのでしょうか？」
実は、オフィス移転では、各社の見積書に間違いがなくても、会社全体で考えると無駄な費用が発生していることがあります。
今回は、そんなオフィス移転の費用について、具体的な例を交えながら考えてみたいと思います。
既存の什器オフィス家具を捨てて、新しい什器家具買っていませんか？
例えば、今のオフィスで使っている会議室の家具。
まだ十分に使える状態だったとします。
ところが、オフィスを退去するときには、原状回復工事として残置物の廃棄見積が出てきたとします。
一方、新しいオフィスでは、オフィス家具販売会社が新しい家具を提案しています。
つまり、古いオフィス家具を捨てるためにお金を払い、新しいオフィス家具を買うためにもお金を払うわけです。
ちょっと待ってください。そのオフィス家具、新しいオフィスでも使えませんか？
それぞれの会社は、間違った仕事をしているわけではない
ここで誤解していただきたくないのは、工事会社・販売会社が悪いという話ではないことです。
原状回復工事会社は、退去するオフィスを元に戻す仕事をしています。
新しいオフィスの内装工事会社もオフィス家具販売会社も、新しい空間をつくる仕事をしています。
どちらも、依頼された仕事を正しく進めています。
ただし、両方の工事・販売内容を見て「既存の物を再利用できないか」と考える人がいなければ、その選択肢は見落とされてしまいます。
もちろん、寸法や仕様、移設費用などの条件によっては、新しく購入した方が合理的な場合もありますし、移転の目的に合わせた家具や内装デザインのリニューアルは大きなテーマであることは重々承知しております。
大切なのは、廃棄するか、再利用するかを比較して判断すること、選択肢の幅を広げる事ですです。
オフィス移転の費用は、見積書を安くするだけでは減らせない
オフィス移転では、不動産会社、内装工事会社、家具販売会社、IT会社、引越し会社、原状回復工事会社など、多くの専門会社が関わります。
それぞれの会社から見積書を取り、価格を比較する。
これは一般的な進め方です。
しかし、各社の見積金額だけを比較していても、見つからない無駄があります、恐ろしく多くの・・・
そして進め方を間違えた途端、それは修復不可能なれbるに陥ります。
見積書を比較する前に確認したい4つのこと
- 複数の会社で、同じ作業を見積もっていませんか？
- 本来は必要のない工事が含まれていませんか？
- 再利用できる家具や設備を廃棄しようとしていませんか？
- 工事の発注区分や役割分担は適切ですか（工事見積などは複雑で見えにくいモノです）？
例えば、同じ撤去作業が異なる会社の見積書に含まれている可能性もあります
（現地調査で、什器や家具を指定工事会社が処分すると思っていた等アルアルです）。
あるいは、工事の進め方や発注区分を見直すことで、費用を抑えられる場合もあります
（段取り方でコストが大きく変わります）。
「いくら安くできるか」の前に、「そもそも何が必要なのか＝この段取りで無駄が出ないか」を考える。
これが、オフィス移転の費用を見直す出発点です。
原状回復費用1億2,000万円が約4,000万円になった理由
ここで、私たちザップ株式会社が実際に関わった案件をご紹介します。
あるオフィスの原状回復工事では、当初提示されていた見積金額が1億2,000万円でした。
私たちは、その金額を単純に値引きしてもらうのではなく、工事の内容と役割分担を確認しました。
「誰が、何を、どこまで行うのか」を整理した
確認したのは、工事の範囲や施工区分です。
どの工事を、誰が担当する必要があるのか。
別の方法で進められる工事はないのか。
こうした点を整理した結果、原状回復工事の費用を約4,000万円まで圧縮することができました。
当初の1億2,000万円から、約8,000万円の差が生まれたことになります。
もちろん、すべての案件で同じような削減ができるわけではありません。契約条件やビル側の指定工事範囲によって、選択肢は異なりますが
この事例でご紹介したビルの指定工事会社様とは未だお付き合いがあり、相談の電話をいただく仲になりました。それを考えても我々が全体をみて仕事をしてる証拠だと自負しております。
見積書に記載された工事を一つずつ確認する価値はあると思います、正攻法で！です。
オフィス移転では、誰が全体を見ているのでしょうか？
ここまで、再利用（補足：利用せずとも、リユースとして処分する方法もございますが）
や原状回復工事の事例をご紹介しました。
この二つに共通していることがあります。
それは、一つの会社の仕事だけを見ていても、気づかない選択肢があるということです。
専門会社をつなぐ視点が必要になる
物件を探す会社。
内装工事を行う会社。
家具を販売する会社。
引越しを行う会社。
原状回復工事を行う会社。
それぞれの専門会社が担当する仕事を、会社全体の立場から見直してみる。
そうすることで、初めて見えてくる費用や選択肢があります。
私たちは、これを「全体最適」と考えています。
難しい話ではありません。
自分たちの会社にとって、何が一番合理的なのかを考えることです（退去する物件のオーナーや指定工事会社は敵ではない
ですし、戦う相手ではございません）。
オフィス移転は、お金の使い方を見直す機会でもある
オフィス移転は、単に働く場所を変える作業ではありません、夢の工事です！。
今まで使っていた家具を残すのか。
新しい働き方に合わせて、レイアウトを変えるのか。
これまで当然と思っていた工事や契約条件を、もう一度確認するのか。
こうした判断の積み重ねが、会社のお金の使い方を変えていきます。
答えは、お客様の中に必ずある
私たちザップ株式会社には、大切にしている考え方があります。
「答えは、お客様の中に必ずある」
どれほど良い提案であっても、お客様自身が「これは自分たちの会社の問題だ」と感じなければ、具体的な行動にはつながりません。
だからこそ、私たちは一方的に答えを提示するのではなく（単に工事会社の理屈を唱えもしません）
一緒に問題を整理し、問いかけを重ねます。
そして、お客様自身が見つけた答えを、実現に向けて支援する。
それが、ザップ株式会社の考える伴走型支援です。
まとめ｜その見積書、本当に全部必要な費用ですか？
オフィス移転の費用を見直すとき、各社の見積金額を比較することは大切です。
しかし、それだけでは見つからない無駄（段取り・進め方と進行の塩梅がきも）もあります。
まだ使える家具や設備を捨てていないか。
同じ作業を重複して発注していないか。
工事の範囲や役割分担を見直す余地はないか。
こうした点を、移転全体を通して考えてみる。
その移転、全体を見ている人はいますか？
移転計画が始まったばかりでも、すでに各社から見積書が届いていても構いません。
一度、移転全体を俯瞰してみませんか。
オフィス移転を、経営のチャンスに。
ザップ株式会社は、移転の全体最適を考える伴走型の支援を行っています。
関連動画：『その移転、全体を見ている人はいますか？』
お問い合わせ：ザップ株式会社へのお問い合わせ